5S-Methode: In fünf Schritten stressfreier und produktiver arbeiten

Unzufriedenheit im Job kann verschiedenste Ursachen haben, die Sie nicht alle in der Hand haben. Was allerdings sehr wohl bei Ihnen selbst liegt: An der eigenen Produktivität zu feilen und dadurch vielleicht nicht nur die eigene Leistung zu steigern, sondern auch positives Feedback und berufliche Aufstiegschancen zu ernten. Mit der 5S-Methode aus Japan machen Sie hierfür den ersten Schritt: Die 5S-Methode basiert auf der Annahme, dass man sich besser auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren kann, wenn die Arbeitsumgebung systematisch geordnet, aufgeräumt und optimal auf die anderer abgestimmt ist ist. So logisch das klingt – wetten, dass Sie, wenn Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz und in Ihrem Arbeitsalltag umsehen, dennoch feststellen, dass hier noch Luft nach oben bezüglich Ordnung und reibungslosen Workflows ist? 

5S-Methode: Produktiver arbeiten in fünf einfachen Schritten

Diese Unordnung kann sich erheblich auf Ihre Arbeit auswirken: Laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts gehen durch schlechte Organisation des Arbeitsplatzes und unrunde Workflows 27 Prozent der täglichen Arbeitszeit – und damit 60 Arbeitstage pro Jahr! – drauf. Optimieren lässt sich das nun mit der 5S-Methode: In fünf Schritten räumen Sie nämlich nicht nur ordentlich im Arbeitsalltag auf, sondern halten das System auch langfristig aufrecht. Ziehen mit Ihnen auch andere Kollegen an einem Strang, lassen sich Qualität der Arbeit steigern, unnötige Materialkosten vermeiden und Platz schaffen, Transparenz erhöhen und generell Stress vermeiden. Los geht's!

1. Schritt der 5S-Methode: Sortieren

Lassen Sie Ihren Blick einmal über Ihren Arbeitsplatz, egal ob im Homeoffice oder im Büro, wandern und analysieren Sie: Welche Gegenstände und Materialien brauchen Sie ständig, welche nur hin und wieder und welche gar nicht? Packen Sie weg, was Sie überhaupt nicht benötigen und machen Sie so Platz für die Dinge, die ständig im Einsatz sind und so mit einem Handgriff erreichbar sein sollten. Immer im Hinterkopf: Bei der 5S-Methode geht es darum, Übersichtlichkeit zu schaffen. Mit wegpacken meinen wir also nicht nur das Schieben von links das rechts – sondern wirkliches Wegpacken. 

2. Schritt der 5S-Methode: Systematisieren 

Materialien und sonstige Dinge, die sie im Daily Business nicht benötigen, brauchen nun einen neuen Platz: Verräumen Sie das vom Schreibtisch Verbannte in Schubladen und Kisten, die Sie beschriften, um auch bei sehr unregelmäßig Benutztem schnell zu wissen, wo Sie es finden. Legen Sie darüber hinaus fest, was wirklich einen Platz auf dem Schreibtisch verdient hat und was das absolute Maximum an Platz ist, der hier eingenommen werden darf. Wichtig: Hochfrequentiert Benutztes sollte in Reichweite bleiben, Dinge, die selten zum Einsatz kommen, dürfen gerne in unteren Schubladen verstaut werden. 

3. Schritt der 5S-Methode: Säubern 

Wann wurde Ihr Schreibtisch das letzte Mal nass abgewischt? Und zwar über die gesamte Fläche – und nicht nur um Bildschirm und Zettelstapel herum? Jetzt wird's dafür Zeit. Machen Sie einmal rundum richtig sauber. Das macht nicht nur bei Kunden und der Chefin einen guten Eindruck, sondern hilft auch Ihnen, den eigenen Arbeitsplatz direkt als Ort der Produktivität ernster zu nehmen. 

4. Schritt der 5S-Methode: Standardisieren 

Natürlich bringt die gesamte 5S-Methode herzlich wenig für mehr Produktivität, wenn sie nicht konsequent gelebt wird. Schließlich ist sie ein Konzept und keine einmalige SOS-Maßnahme. Überlegen Sie also hier noch einmal: Wie können Sie den eben eingerichteten Standard langfristig aufrecht erhalten? Was muss vielleicht nachjustiert werden? Ziel sollte sein, dass alle Abläufe und Handgriffe irgendwann so standardisiert ablaufen und der Platz so übersichtlich gestaltet ist, dass sich auch ein Kollege problemlos zurechtfinden könnte.

5. Schritt der 5S-Methode: Selbstdisziplin

Klingt nach viel Arbeit? Ist es anfangs für den Einen mehr, für den Anderen weniger. Irgendwann wird sich für alle aber der Ordnungs- und Workflow-Standard etabliert haben, sodass Sie langfristig Zeit und Energie sparen und produktiver arbeiten können. Das bedeutet auch: Sie sollten bisher gelebte Routinen gegen die neuen eintauschen. Hier kann eine Checkliste helfen oder ein täglicher Check kurz vor Feierabend, in dem Sie den Arbeitsplatz auf Ihre selbst festgelegte Ordnung überprüfen.